Картинка Возврат товара поставщику – какие документы оформлять

Причины возврата товара поставщику

Существует ряд причин, по которым появляется необходимость осуществить возврат товара поставщику. Сделать это можно в конкретных случаях:

  • При проверке поставки был найден брак и товар не может быть запущен в эксплуатацию;
  • Не полная комплектация товара, недовложение.

При возврате товара ненадлежащего качества необходимо оформить некоторые бумаги и грамотно составить заявление с предоставлением документов:

  1. Заявление с указанием повода для возврата полученного товара с описанием дефекта;
  2. Акт о возврате товара;
  3. Акт о найденных недочетах и возвратная накладная по форме ТОРГ-12.

Если товар в поставке надлежащего качества и причиной возврата является недокомплект и прочее, тогда акт о найденных недочетах не формируется.

Процедура оформления возврата

ДО подписания акта приема-передачи

Когда получатель отказывается от товара до того, как подписал акт приема-передачи товара, то никаких дополнительных заявлений и документов оформлять не нужно, это инициируется как обычный отказ от товара без последствий для обеих сторон.

Если при получении были обнаружены дефекты только на некоторых товарах, а в основном вся поставка является качественной, то достаточно лишь внести коррективы в товарной накладной, вычеркнув из списка полученных товаров те, что с дефектом.

При определенной договоренности с поставщиком, есть возможность произвести замену некачественных вещей со следующей поставкой, при этом не внося изменений в самих документах. Документы на возврат товара поставщику в таких случаях составлять не требуется.

Когда товар доставляется сторонней организацией дополнительного найма, не имеющей отношения к поставщику, и при получении были также обнаружены дефекты на некоторых товарах из поставки, в этом случае необходимо принять товар у фактического поставщика по стандартной схеме, при этом дополнительно составить акт по форме ТОРГ-2, выделив все обнаруженные несостыковки и недочеты.

ПОСЛЕ подписания акта приема-передачи

В случае проверки товара после регистрации соответствующего акта были обнаружены дефекты на товаре, тогда необходимо произвести процедуру под названием: “обратная реализация“. Она включает в себя написание соответствующего заявления с претензией к поставщику и изложением требований от заказчика. По факту рассмотрения такого заявления поставщик дополнительно проинформирует заказчика и будут составлены все необходимые на возврат документы.

Если заказчик собирается вернуть нереализованный товар надлежащего качества, то все будет происходить по такой же процедуре, но написание претензии и составления дополнительных актов не требуется.

Претензию на возврат некачественного товара можно написать в свободной форме, дополнительных заявлений и бумаг предоставлять не требуется.

При составлении накладной на возврат товара можно опираться на стандартные требования по формированию стандартной товарной накладной, которая составляется при приеме заказчиком позиций от поставщика. Существует стандартная форма ТОРГ-12. В такой документе требуется указывать:

  • Причину формирования документа
  • Реквизиты как получателя товара, так и отправителя
  • Описание товаров к возврату и общие характеристики
  • Стоимость позиций по накладной
  • Дата отправки позиций от получателя
  • Дата составления документа и его номер
  • Подпись обеих сторон

Акт, подтверждающий недокомплект, недовложение, неверное количество позиций в поставке (форма ТОРГ-2) должен включать в себя:

  • Название организации получателя с юридическими данными;
  • Причина формирования акта;
  • Данные сотрудника, согласовавшего акт (ФИО и подпись);
  • Точный адрес, где был принят товар;
  • Название всех документов, прилагающихся к товару;
  • Информация об условиях хранения товара;
  • Дата формирования документа и его номер;
  • Название бумаги, по которой сотрудника от поставщика направили в место приема товара;
  • Данные о всех сторонах (получателе, отправителе, поставщике);
  • Реквизиты бумаг, по которым произвели доставку товара;
  • Дата получения товара и способ получения заказчиком;
  • Информация о виде транспорта от отправителя товара;
  • Дата распаковки товара получателем;
  • Фактическое наличие (в шт) всех видов товаров;
  • Информация о пересорте;
  • Каким способом проверили наличие товара;
  • Подписи всех сторон, формировавших акт;
  • Подпись главного бухгалтера и окончательно принятое решение по акту.

Для возврата товара поставщику необходимо соблюдать все вышеперечисленные требования и обязательно руководствоваться всеми нормами по составлению документов, грамотно проводить переговоры с поставщиком и обязательно проверять товар при получении на отсутствие каких-либо дефектов, брака или недовложений. Это значительно облегчит работу обеим сторонам и будет гарантировать длительное сотрудничество сторон.

Все необходимые документы также составляются по фиксированным нормам, их важно и нужно соблюдать и знать, чтобы не допускать ошибок при формировании актов, накладных. Также важно обучить всех сотрудников предприятия в составлении подобного рода документов, с которыми им может предстоять работать.

Оставьте Ваш комментарий и получите бесплатную консультацию юриста